Que faire des archives des commissariats de police fermés ? Circ. 28 oct. 2011, Modification de la DUA des dossiers individuels conservés dans les commissariats de police

La suppression de certaines circonscriptions de sécurité publique, entraînant la fermeture de locaux affectés aux services de police, induit certaines difficultés quant à l’archivage des dossiers individuels désormais classés. Dans le but de remédier à ces inconvénients, afin de répondre aux consignes relatives au tri et à la conservation des documents produits ou reçus par les commissariats de police issues d’une circulaire AD 98-4 en date du 6 juillet 1998, est intervenue une circulaire modificative : la circulaire du 28 octobre 2011 relative à la modification de la durée d’utilité administrative des dossiers individuels de police conservés dans les commissariats de police.

Mise en ligne le 6 décembre 2011 sur le site ’circulaires.gouv.fr’, de toute évidence, cette circulaire a été mise en œuvre avant cette insertion sur le site, dès la fermeture de ces bureaux de police...

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Le régime juridique des "archives publiques" relève du Code du patrimoine. Deux articles sont référencés comme base de la circulaire du 28 octobre 2011 : les articles L. 212-2 et L. 212-3.

L’article L. 212.2 dispose :« A l’expiration de leur période d’utilisation courante, les archives publiques autres que celles mentionnées à l’article L. 212-3 font l’objet d’une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique, destinés à l’élimination./ La liste des documents ou catégories de documents destinés à l’élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées par accord entre l’autorité qui les a produits ou reçus et l’administration des archives. »

L’article L. 212-3 prévoit :« Lorsque les archives publiques comportent des données à caractère personnel collectées dans le cadre de traitements régis par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ces données font l’objet, à l’expiration de la durée prévue au 5° de l’article 6 de ladite loi, d’une sélection pour déterminer les données destinées à être conservées et celles, dépourvues d’utilité administrative ou d’intérêt scientifique, statistique ou historique, destinées à être éliminées./ Les catégories de données destinées à l’élimination ainsi que les conditions de cette élimination sont fixées par accord entre l’autorité qui a produit ou reçu ces données et l’administration des archives. »

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Devant être conservés durant 80 années (à compter de la date de naissance de la personne concernée), les dossiers de police judiciaire, nombreux et diversifiés, sont lourds à stocker.

En effet, la circulaire AD 98-4 du 6 juillet 1998 relative au tri et à la conservation des documents produits ou reçus par les commissariats de police [1] fixait, selon le type de document, sa durée d’utilité administrative, c’est-à-dire « soit la période pendant laquelle le service doit conserver dans ses propres locaux les dossiers d’utilisation fréquente (archives courantes) ou épisodique (archives intermédiaires) ». La conservation définitive est requise pour « les archives possédant une valeur historique majeure » [2] ; le tri est nécessaire « pour les documents dont l’intérêt historique ne justifie pas une conservation intégrale » ; la destruction ne peut se réaliser qu’après signature d’un visa d’élimination par le directeur des archives départementales.

Ainsi, par exemple, les circulaires administratives du ministère de l’Intérieur et le cas échéant du ministère de la Justice ont une durée d’utilité administre (DUA) de 30 ans ; il est toutefois demandé de les conserver définitivement et de les verser à la direction départementale de la sécurité publique. Concernant les personnels, les dossiers individuels (arrêtés, notation, discipline, sanctions, récompenses, santé, mutation, congés, concours, formation, décoration, entraînement physique) sont conservés 3 ans à compter du départ à la retraite ; cependant, leurs dossiers font l’objet d’un tri sélectif et sont conservés lorsque sont survenues des périodes troublées et que doivent être retenus les faits de service et les actions d’éclat.

La catégorie des "dossiers individuels" dans la masse de documents recueillis par les services de police rassemble : les pièces des recherches dans l’intérêt des familles (télégrammes, avis de cessation de recherche) ; les papiers de port d’armes (demandes et autorisations, enquêtes administratives) [3] ; tous les anciens documents concernant les étrangers avant que la charge ne soit transférée aux préfectures mais sont encore des activités de police les demandes d’enquête administrative ; les dossiers composés pour les cartes d’identité ; les enquêtes sociales menées à propos des délinquants mineurs ; certains dossiers d’accidents. Tout document classé dans cette catégorie des "dossiers individuels" doit être alors conservé jusqu’à ce que la personne concernée atteigne 80 ans — sauf exceptions. Le versement aux archives se réalise suivant un tri sélectif (dont les critères sont variables selon les époques).

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L’objectif de la circulaire du 28 octobre 2011 est de limiter la ’durée d’utilité administrative’ des documents appartenant à la catégorie des ’dossiers individuels’. Mais, en même temps, il s’agit de modifier la nomenclature. Les dossiers individuels sont alors redéfinis. Ils concernent notamment les procès-verbaux de police et les comptes-rendus ou rapports d’enquête. Bien qu’enregistrés, ils sont aussi imprimés.

Afin de donner une assise imparable au nouveau délai à retenir pour la DUA de ces documents, les services administratifs concernés (de l’intérieur et de la culture) ont trouvé comme ’mesure de temps’ la durée de conservation des informations enregistrées au STIC ou plus exactement, selon les termes mêmes de la circulaire, la DUA devrait être « fondée sur le délai de conservation des données relatives aux mis en cause dans le STIC » [4].

Les rédacteurs de la circulaire du 28 octobre 2011 profitent alors de cette occasion pour présenter le STIC comme un outil anodin mais essentiel aux activités de police. Soulignant surtout les "infractions" à l’origine de l’insertion de données à caractère personnel dans le fichier, ils sont conduits à relever que la durée de conservation de ces données varie selon la nature de l’infraction. Néanmoins, comme pour les personnes majeures mises en cause cette durée peut aller jusqu’à 40 ans, sans en signifier les paliers spécifiques, ils accordent à ce délai une valeur de référence : « Afin de tenir compte de la durée de conservation la plus longue des données relatives aux mis en cause dans le STIC, il a été décidé d’appliquer une DUA analogue aux dossiers individuels de police conservés dans les commissariats de police, à savoir 40 ans à compter de leur clôture. A l’issue de cette DUA, les dossiers feront l’objet d’un tri sélectif dont les modalités seront déterminées en commun par le service producteur et le service d’archives ».

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Un exercice de calcul s’impose. Il ne s’agit plus de tenir compte de la date de naissance de la personne concernée ; il ne s’agit pas de tenir compte de la date de la commission de l’infraction (vraie ou supposée) ; il ne s’agit plus de faire la distinction entre les personnes majeures et les personnes mineures... Ce n’est qu’à partir du moment où le dossier est clos plutôt que clôturé que commence à courir le délai. Pour certains cela durera éternellement, pour d’autres cela dépassera le jour de leur anniversaire de 80 ans, pour d’autres cela les allègera...

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Le point de départ du délai n’est pas celui de la "fermeture du commissariat"... du moins, on espère l’avoir bien compris ainsi !

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Notes :

[1] Cette circulaire comprend des développements sur l’historique des commissariats de police qui permettent de repérer leurs liens avec l’urbanisation et leur transformation dans le cadre de la décentralisation.

[2] Un tableau récapitulatif des documents à conserver indéfiniment est proposé à la fin de la circulaire du 6 juillet 1998 ; parmi eux, on trouve : le registre des documents secret ; le bilan d’activité générale ; le registre de main courante (avant sa numérisation) ; le registre d’ordre utile aux unités opérationnelles (« C’est un support d’informations ponctuelles qui couvre tous les domaines : manifestations diverses, maintien de l’ordre, mobilisation des forces de police, surveillance particulière à exercer sur des personnes ou des lieux, etc ») ; etc.

[3] ... même si ceux-ci sont désormais de la compétence des préfets.

[4] STIC qui pourtant devrait bientôt être fusionné avec un autre traitement automatisé de données à caractère personnel...