Communicabilité des registres ou fiches d’écrou et fiches pénales... Circ. 8 juin 2012, archives de l’administration pénitentiaire : communicabilité

Le 22 juin 2012, par Geneviève Koubi,

Les registres d’écrou sont-ils des documents administratifs ou des documents relevant d’affaires portées devant les juridictions ? S’ils relevaient de la catégorie des documents administratifs, quels seraient les délais de communicabilité qui leur seraient applicables ?

La réponse à ces questions revêt une certaine importance pour la gestion des archives pénitentiaires et judiciaires. Elle induisent également une série d’interrogations à propos du traitement automatisé de données à caractère personnel dit "gestion informatisée des détenus en établissement" (GIDE), lequel s’est trouvé complété par deux autres applications, l’une relative à la la gestion des données socioculturelles dans un but de réinsertion sociale et professionnelle de la personne écrouée, l’autre supposant une prise en charge individualisée qui, devant permettre "la mise en œuvre d’un parcours de détention adapté à chaque détenu" par l’établissement d’un cahier de liaison électronique, s’entend d’observations prétendument d’ordre psychologique. En effet, ainsi que le décret n° 2011-817 du 6 juillet 2011 portant création d’un traitement de données à caractère personnel relatif à la gestion informatisée des détenus en établissement (GIDE) le suppose, ce sont les "personnes placées sous main de justice et écrouées" qui sont les premières concernées ; ainsi les documents en cause sont dépendants du statut accordé aux fiches d’écrou et fiches pénales. De plus, étant donné que le décret n° 2011-1447 du 7 novembre 2011 portant création d’un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé "application des peines, probation et insertion" (APPI) prévoit, pour reprendre les termes du résumé qui en est donné au Journal officiel du 8 novembre 2011, son « interconnexion avec le système de traitement automatisé du centre de surveillance chargé du suivi des placements sous surveillance électronique et des placements sous surveillance électronique mobile. Il met en relation certaines données contenues dans le traitement automatisé dénommé "Cassiopée", le traitement automatisé du casier judiciaire national et le système de gestion informatisée des détenus en établissement dénommé "GIDE" », c’est l’ensemble de ces données qui retient l’attention pour évaluer la transformation des fiches pénales en documents d’archives publiques, voire en conséquence d’archives communicables.

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La circulaire DGP/SIAF/SDAAR/2012/014 du 8 juin 2012 relative aux archives de l’administration pénitentiaire : communicabilité des registres d’écrou, des fiches pénales et des fiches d’écrou, permet de constater que les Archives de France connaissent une augmentation des demandes de consultation de ces registres et fiches de la part de divers services dont les services d’archives publics. Aussi, depuis 2005, les Archives de France ont-elles diligenté une étude ciblée à ce propos afin d’apporter une "réponse argumentée" à ces services et, surtout, de proposer une application de "règles uniformes" sur l’ensemble du territoire national en la matière. Les conclusions de cette étude ayant été validées [1], la circulaire du 8 juin 2012 vient en présenter les points saillants.

Les fondements de la prise de position adoptée dans cette circulaire reposent sur la jurisprudence. Ainsi est-il fait état d’une décision du Conseil d’État rendue quant à la nature des registres d’écrou et des fiches pénales et d’un avis de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) du 31 juillet 2008 retenant les enseignements de cette décision. Selon ces arrêt et avis, ce sont des documents "détachables des procédures juridictionnelles", ils sont de nature administrative et dès lors, ils sont "librement communicables cinquante ans après la date d’élaboration".

Dans sa décision du 20 avril 2005, Garde des Sceaux c/ Jean-Michel X, req. n° 265326, le Conseil d’État a en effet estimé que « la fiche pénale dont la communication a été refusée à M. X est un document établi par le greffe de l’établissement pénitentiaire pour chaque détenu et mis à jour tout au long de la détention ; que s’il comporte, outre des renseignements concernant le détenu et sa famille, la référence et les effets de chacune des décisions juridictionnelles relatives à l’incarcération, à la condamnation et à l’exécution de la peine du détenu de manière à permettre à l’établissement pénitentiaire d’évaluer la durée de la peine restant à purger et la date de sortie du détenu, ce document, qui est détachable des procédures juridictionnelles auxquelles le détenu est partie, présente le caractère d’un document administratif au sens de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ; ... » Dans son avis n° 20082926 du 31 juillet 2008, prenant en considération cette décision, la CADA confirmait la communicabilité des registres d’écrou d’une maison d’arrêt [2].

La circulaire du 8 juin 2012 reformule ces quelques remarques en exposant que ces fiches pénales sont des « documents administratifs qui contiennent des informations mettant en cause la vie privée ». Leur communication n’est donc possible qu’à l’issue de cinquante années... Mais, en tout état de cause, le calcul doit aussi tenir compte de la "durée d’utilité administrative" des registres et des fiches. La circulaire DGP/SIAF/SDAAR/2012/014 du 8 juin 2012 relative aux archives de l’administration pénitentiaire : communicabilité des registres d’écrou, des fiches pénales et des fiches d’écrou, renvoie sur ce point à l’instruction n° DAF/DPACI/RES/2007/016 du 11 octobre 2007 relative à la gestion des archives des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire (établissement pénitentiaire – service pénitentiaire d’insertion et de probation – direction régionale des services pénitentiaires) [3]. Cette dernière avait pour objectif de refondre la circulaire AP 85-20 du 26 juin 1985 précédente - et de même objet - tant devait être retenue « l’obsolescence avérée de nombreuses catégories de documents, soit que les dispositions législatives et réglementaires aient évolué, soit que les méthodes de travail aient fait changer la forme des documents. » [4] Plus encore, cette instruction du 11 octobre 2007 offre aux services de l’administration d’autres moyens d’intervention dans la mesure où elle s’évertue à « rapproche[r] les archives produites par les services déconcentrés de l’administration pénitentiaire des archives produites par d’autres services » [5]

Mais, dans la partition remaniée en 2012, sont inévitablement entremêlées plusieurs sources d’information en forme de fichiers : GIDE [6], APPI [7] et Cassiopée [8]. Interconnexions, liaisons et échanges en accentuent les potentialités de ’surveillance’ et, dans le même temps, peuvent à terme en limiter la communicabilité...

En ce qui concerne la communication des "documents" ainsi formés, la circulaire DGP/SIAF/SDAAR/2012/014 du 8 juin 2012 relative aux archives de l’administration pénitentiaire retient le 3° du I. l’article L. 213-2 du Code du patrimoine (C. patr.) - qui ressort de la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - lequel prévoit que l’accès à certaines archives, s’il s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs, ressort d’un délai de communicabilité qui dépend tant de la finalité attribuées aux données que du contenu de ces données. Il est de « cinquante ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret de la défense nationale, aux intérêts fondamentaux de l’État dans la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l’État, à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la protection de la vie privée, à l’exception des documents mentionnés aux 4° et 5°. Le même délai s’applique aux documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui font apparaître le comportement d’une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice » [9] Ces archives sont publiques ; elles sont communicables de plein droit sous la condition de l’expiration du délai imparti (art. L. 213-2. I. al. 1er C. patr.).

De ce fait, la dérogation qui peut être sollicitée s’entend pour les documents de moins de cinquante ans alors que l’institution de ce délai se comprend lui-même ’par dérogation’ aux dispositions de l’article L. 213-1 du même code. En effet, c’est cet article qui expose le principe selon lequel « les archives publiques sont communicables de plein droit ». Toutefois, il est apparu nécessaire de signaler explicitement dans la circulaire du 8 juin 2012 que la personne concernée - autrefois ou actuellement écrouée - par les données enregistrées constituant la fiche pénale ou d’écrou peut se les voir communiquées sans attendre.... - ce, suivant une procédure spécifique qui en appelle au dispositif de la loi n°78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978.

Quoiqu’il en soit, même communicables à l’issue des délais fixés, ces documents administratifs des services pénitentiaires ne sont pas des données publiques devant être mises en ligne. En effet, les caractéristiques ’sensibles’ des données à caractère personnel que comportent les différents fichiers et les fiches qui y sont enchâssées, empêcheraient la mise en œuvre d’une telle visibilité immédiate et sans pare-feu. Aussi, pour que la qualité pédagogique de la circulaire soit clairement affichée, les étapes de la transformation des documents depuis leur statut de pièces relevant d’affaires judiciaires ou juridictionnelles jusqu’à leur qualification d’archives publiques, en passant par leur propriété de documents administratifs font l’objet d’une illustration dans une annexe à la circulaire du 8 juin 2012 dite ’fiche technique’, fiche qui les répertorie donc [10].

Il est également à noter que quelques précisions sont apportées par la circulaire du 8 juin 2012 pour les fiches et registres contenant des éléments inhérents au secret médical : le délai est porté à 25 ans à partir de la date du décès, mais il est de 120 ans si cette date n’est pas connue. Le statut incertain de ces informations était plus ou moins relevé dans l’instruction n° DAF/DPACI/RES/2007/016 du 11 octobre 2007 relative à la gestion des archives des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; il appartenait à ce que cette instruction désignait comme des "secteurs à traiter ultérieurement". La référence au secret médical n’y était pourtant pas alors signifiée [11].

En tenant compte des différents secteurs dont le traitement restait en instance en 2007 et qui ne sont pas encore délimités pour leur communicabilité dans le cadre des archives publiques, c’est-à-dire : Établissements pour mineurs, École nationale de l’administration pénitentiaire, Service de l’emploi pénitentiaire [12], il serait possible d’affirmer que la circulaire DGP/SIAF/SDAAR/2012/014 du 8 juin 2012 relative aux archives de l’administration pénitentiaire : communicabilité des registres d’écrou, des fiches pénales et des fiches d’écrou, n’a de sens, ou plus exactement d’utilité, que parce qu’elle retrace une étape dans la délimitation des archives issues des services judiciaires et pénitentiaires...

...

...

Notes :

[1] A la date du 19 avril 2012.

[2] NB : Sur le site de la CADA, la page correspondante a disparu...

[3] Dite tout au long de ses développements ’circulaire’ et non ’instruction’...

[4] Était alors justement donné comme exemple « l’informatisation de la gestion des détenus, avec la mise en place de l’application GIDE ».

[5] Trois tableaux d’archivage situés en annexe à ladite circulaire en dessinent l’architecture, chacun étant précédé d’une introduction explicative.

[6] Selon l’article 1er du décret n° 2011-817 du 6 juillet 2011 : « Le ministère de la justice est autorisé à créer un traitement automatisé de données à caractère personnel relatives aux personnes placées sous main de justice et écrouées, dénommé gestion informatisée des détenus en établissement (GIDE), mis en œuvre au sein de chaque établissement pénitentiaire ou établissement de santé habilité à recevoir des personnes détenues. /Le traitement a pour finalité l’exécution des sentences pénales et des décisions de justice s’y rattachant, la gestion de la détention des personnes placées sous main de justice et écrouées ainsi que la sécurité des détenus et des personnels et la mise en œuvre dans les meilleures conditions d’efficacité et de coordination de l’ensemble des actions relatives au parcours de la personne détenue. /A cet effet, le traitement permet : 1° La mise à exécution par le greffe pénitentiaire des décisions judiciaires ordonnant une incarcération et la gestion des formalités d’écrou ; 2° La prise en charge des personnes détenues dans les conditions définies à l’article 2 ; 3° La gestion du compte nominatif des personnes détenues ; 4° La gestion de l’effectif, des procédures disciplinaires, des fouilles, de l’isolement, des consignes, des régimes de détention et des visites ; 5° La gestion éducative et socioculturelle par les agents du service pénitentiaire d’insertion et de probation et du service de la protection judiciaire de la jeunesse ; 6° La mise en œuvre des activités de réinsertion dans les domaines socioculturel et sportif, du travail, de l’enseignement et de la formation professionnelle. /Le traitement permet également la gestion des contentieux entre l’administration pénitentiaire et les personnes placées sous main de justice ou leurs ayants droit. »

[7] L’article R. 57-4-1 du Code de procédure pénale dispose : « Est autorisée la création par le ministère de la justice d’un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé "application des peines, probation et insertion” (APPI). / Ce traitement a pour finalités : 1° De faciliter l’évaluation de la situation des personnes placées sous main de justice, prévenues ou condamnées, pour la détermination ou l’exécution des décisions de l’autorité judiciaire relatives à leur insertion ou leur probation ; 2° De faciliter la gestion des procédures suivies devant les juridictions en charge de l’application des peines ainsi que des mesures mises en œuvre par les services pénitentiaires d’insertion et de probation en cette matière ; 3° De faciliter le suivi de l’aide apportée par les services pénitentiaires d’insertion et de probation aux personnes libérées ; 4° De faciliter la gestion et le suivi des mesures d’enquête ou de contrôle confiées aux services pénitentiaires d’insertion et de probation pour la mise en œuvre des mesures de sûreté ordonnées par les juridictions d’instruction, la juridiction des libertés et de la détention ou les juridictions de jugement ; 5° De faciliter le suivi des enquêtes confiées aux services pénitentiaires d’insertion et de probation par les autorités judiciaires préalablement aux décisions sur l’action publique et à l’exécution des peines privatives de liberté ; 6° De permettre l’exploitation des informations recueillies à des fins de recherches statistiques. »

[8] Art. R15-33-66-4 du même code : « Le ministère de la justice est autorisé à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé " Cassiopée ", comprenant l’application dite " bureau d’ordre national automatisé des procédures judiciaires " prévue à l’article 48-1. /Ce traitement a pour objet l’enregistrement d’informations et de données à caractère personnel relatives aux procédures judiciaires au sein des tribunaux de grande instance, afin de faciliter la gestion et le suivi de ces procédures par les magistrats, les greffiers et les personnes habilitées qui en ont la charge, de faciliter la connaissance réciproque des procédures entre ces juridictions et d’améliorer ainsi l’harmonisation, la qualité et le délai du traitement des procédures, ainsi que, dans les affaires pénales, l’information des victimes. /Les procédures judiciaires concernées sont les procédures pénales, les procédures d’assistance éducative et les procédures civiles et commerciales enregistrées par les parquets. /Le traitement a également pour objet, avec les mêmes finalités, les procédures autres que pénales relevant du juge des libertés et de la détention. /Il peut enfin avoir pour objet l’exploitation des informations recueillies à des fins de recherches statistiques. »

[9] Le 4°/ concerne les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire et aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l’exécution des décisions de justice, le délai est de soixante-quinze ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l’intéressé si ce dernier délai est plus bref ; le 5°/ s’attache aux personnes mineures, le délai étant alors de cent ans.

[10] L’annexe est d’importance pour retracer une histoire des registres d’écrou...

[11] Instr. 11 oct. 2007 : « Les unités de consultations et de soins ambulatoires (UCSA) et les services médico-psychologiques régionaux (SMPR), structures hospitalières implantées dans les établissements pénitentiaires, ainsi que les unités hospitalières spécialement aménagées (UHSA) et les unités hospitalières sécurisées interrégionales (UHSI), structures pénitentiaires implantées dans les établissements hospitaliers, seront traités en fonction de la réflexion d’ores et déjà menée à bien par la direction des Archives de France en lien avec le ministère de la Santé. En tout état de cause, ces dossiers doivent être conservés au moins 20 ans. Pour l’Établissement public hospitalier national de Fresnes, la circulaire s’applique aux documents proprement pénitentiaires. Les documents relevant de la fonction hospitalière de cet établissement doivent faire l’objet de la même concertation. »

[12] V. sur le site du ministère de la justice SEP« Service à compétence nationale placé sous l’autorité du directeur de l’administration pénitentiaire, le S.E.P. est chargé d’organiser la production de biens et de services par des détenus et d’en assurer la commercialisation, d’assurer la gestion ou l’aide au développement d’activité de travail et de formation dans les établissements pour peines et de gérer la Régie Industrielle des Etablissements Pénitentiaires (R.I.E.P) ».

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Pr. Geneviève Koubi

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