Echanges d’écrits par voie électronique dans les instances administratives collégiales. Pour information. D. n° 2014-1627, 26 déc. 2014, délibérations à distance, instances à caractère collégial

Le 28 décembre 2014, par Geneviève Koubi,

L’adaptation de l’administration à l’ère numérique se poursuit. L’introduction des technologies - dites un temps ’nouvelles’ - dans les modes de fonctionnement des institutions publiques s’accélère.

Ce qui était annoncé par l’ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial est désormais affiché. Sa mise en œuvre se comprend du fait du décret n° 2014-1627 du 26 décembre 2014 relatif aux modalités d’organisation des délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial.

Pour l’heure, il s’agit surtout d’envisager les « modalités de délibération par échange d’écrits par voie électronique ». L’enjeu concerne les commissions administratives à caractère consultatif, car en dépit des textes diversifiés relatifs à la réduction de leur nombre, celles-ci sont souvent renouvelées, défaites puis recréées, supprimées et recommencées. Les questions économiques et financières qui s’y greffent ne sont pas nécessairement des plus aisées à résoudre entre frais de déplacement et de séjour et indemnités spécifiques.

Mais les problématiques de la simplification et de l’amélioration de la qualité du droit qui exigeraient que les moyens technologiques soient mis formellement à leur disposition pourraient aussi connaître une extension en s’appliquant à toutes les instances administratives à caractère collégial, qu’elles soient ou non consultatives [1]. Ainsi, le dispositif du décret n° 2014-1627 du 26 décembre 2014 relatif aux modalités d’organisation des délibérations à distance ne s’arrêterait pas aux seules instances consultatives, le caractère collégial ne leur étant pas réservé. La dilatation de cette dynamique n’est pas invraisemblable. De fait, la ligne relative au ’public concerné’ concernant le décret du 26 décembre 2014 cite les « instances administratives collégiales des administrations de l’État, des organismes privés chargés d’une mission de service public et des établissements publics des collectivités locales ». La notice du décret prévient qu’il s’agit de fixer « les modalités d’organisation d’une délibération des instances collégiales souhaitant procéder par échanges d’écrits par voie électronique (courriels ou dialogue en ligne) ». L’article 9 de ce décret avertit que « les dispositions des articles 1er à 7 sont applicables aux administrations de l’État et aux établissements publics relevant des collectivités territoriales (...) sur l’ensemble du territoire de la République ».

Toutefois, ces spéculations ne sont sûrement pas à l’ordre du jour. Le décret du 26 décembre 2014 s’appuie sur l’ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 dont l’article 1er dispose : « I. - La présente ordonnance s’applique aux autorités administratives régies par la loi du 12 avril 2000 susvisée, à l’exception des organes délibérants des collectivités territoriales et de leurs groupements. Elle s’applique, sauf disposition particulière les régissant, aux organismes privés chargés de la gestion d’un service public administratif. / II. - Les autorités publiques et administratives indépendantes peuvent décider de recourir aux formes de délibérations collégiales à distance prévues par la présente ordonnance, dans des conditions et selon des modalités précisées par ces autorités et conformément aux règles qui les régissent. /III. - Constitue un collège au sens de la présente ordonnance tout organe à caractère administratif composé de trois personnes au moins et ayant vocation à adopter des avis ou des décisions. » Il est également à retenir d’une part que, dans les visas du décret, est mentionné le décret n° 2006-672 du 8 juin 2006 modifié relatif à la création, à la composition et au fonctionnement de commissions administratives à caractère consultatif et, d’autre part que ce décret de 2006 fait l’objet de quelques modifications (art. 8 du décret n° 2014-1627).

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Donc, au titre de l’article 1er de ce décret du 26 décembre 2014, « l’organisation d’une délibération par échange d’écrits transmis par voie électronique » devient la règle, les exceptions relevant de cas particuliers [2]. Néanmoins, pour que ces échanges d’écrits soient envisagés, il est nécessaire de procéder à une vérification préalable : « que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques permettant leur participation effective pendant la durée de la délibération. » (art. 2) [3]

Les articles 3, 4 et 5 du décret n° 2014-1627 du 26 décembre 2014 en aménagent le modèle. Art. 3 : « Le président du collège informe les autres membres de la tenue de cette délibération par voie électronique, de la date et de l’heure de son début ainsi que de la date et de l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions du collège. / Les membres du collège sont précisément informés des modalités techniques leur permettant de participer à la délibération. / Si plusieurs points sont inscrits à l’ordre du jour de la séance, chaque point fait l’objet d’une délibération dans les conditions et suivant les modalités fixées par le présent décret. » // Article 4 : « La séance est ouverte par un message du président à l’ensemble des membres du collège, qui rappelle la date et l’heure limite pour la présentation des contributions. /A tout moment, le président du collège peut décider de prolonger la durée de la délibération. Il en informe les membres y participant. /Seuls les tiers invités à être entendus peuvent être destinataires des messages envoyés par les membres du collège dans le cadre de la délibération. » // Article 5 : « Les débats sont clos par un message du président, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération. Le président adresse immédiatement un message indiquant l’ouverture des opérations de vote, qui précise la durée pendant laquelle les membres du collège participants peuvent voter. » [4]. Et si un incident technique survient, « la délibération et la procédure de vote peuvent être reprises ou poursuivies dans les mêmes conditions » (art.7).

Notes :

[1] On peut ainsi imaginer qu’un jour, quand sera modifié l’article 1er de l’ordonnance du 6 novembre 2014, les délibérations des Conseils régionaux se réaliseront complètement à distance, sauf pour le dernier moment de la signature... encore que même sur ce point l’essor de la signature électronique permettra aux conseillers de ne plus se déplacer...

[2] Notant encore qu’aux termes de l’article 5 de l’ordonnance, « une délibération ne peut pas être organisée selon les modalités prévues à l’article 3 lorsque le collège est saisi dans le cadre d’une procédure de sanction. »

[3] Merci de fournir les matériels, les logiciels, les serveurs, les opérateurs....

[4] ... et selon l’article 6 : « Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président en adresse les résultats à l’ensemble des membres du collège. » Ceci devant être mis en relation avec les mentions signifiées dans l’ordonnance du 6 novembre 2014 : « Sous réserve de la préservation, le cas échéant, du secret du vote... »

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Pr. Geneviève Koubi

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