Vers la mutualisation des services des Archives départementales Note d’inf. Archives de France, 24 janv. 2011, sur circ. 13 déc. 2010, pouvoirs des préfets

Le 2 février 2011, par Geneviève Koubi,

Certaines circulaires administratives retiennent particulièrement l’attention des services ministériels, nécessitant alors la production de notes d’information à l’adresse des personnels, notamment des directeurs des bureaux et services. Alors que le texte d’une circulaire pourrait tout aussi bien être porté simplement à la connaissance des agents du service concerné, les autorités hiérarchiques choisissent souvent présenter “leur” lecture de cette circulaire.

Pour un exemple, la circulaire du Premier ministre du 13 décembre 2010 relative aux pouvoir des préfets, de par le décret n° 2010-146 du 16 février 2010 [1], fait l’objet d’une note d’information du 24 janvier 2011 de la part du Directeur chargé des archives de France. Ce dernier, s’adressant aux directeurs des services départementaux d’archives, leur livre une « présentation synthétique de la circulaire » du 13 décembre 2010 ; mais, en sus, il fait part d’un souhait spécifique quant à l’« implication des services départementaux d’archives » dans la nouvelle organisation des services qui en découle sous le chapeau des mutualisations...

Parce que cette nouvelle organisation des services présuppose des fusions et des coordinations, la « note d’information DGP/SIAF/2011/001 relative à la circulaire du Premier ministre en date du 13 décembre 2010 (application du décret n° 2010-146 du 16 février 2010 modifiant le décret n° 2004-374 du 29 avril 2004 modifié relatif aux pouvoirs des préfets, à l’organisation et à l’action des services de l’État dans les régions et les départements) » présente en référence une autre note d’information émanant de la même Direction : la note DGP/SIAF/2010/16 en date du 18 octobre 2010 relative à la mutualisation des fonctions support des services déconcentrés de l’État, directement issue des préconisations du Conseil de modernisation des politiques publiques.

● La « présentation synthétique de la circulaire » du 13 décembre 2010 en résume l’essentiel. Elle en reprend d’ailleurs l’architecture : « Une première partie porte sur le cadre d’action de l’État territorial qui se trouve ainsi régionalisé. » ; « Une seconde partie est consacrée aux instruments de pilotage stratégique de l’administration territoriale de l’État, au premier rang desquels on trouve le comité de l’administration régionale (CAR) qui constitue l’ “état-major” du préfet de région et devra se réunir à une fréquence mensuelle… » ; « Une troisième partie met l’accent sur l’unité de l’État territorial… » ; « La quatrième partie consacre le renforcement de la déconcentration des interventions financières, ainsi que le rôle pivot du préfet de région dans la préparation et l’exécution des BOP. » ; « La dernière partie est consacrée au développement des mutualisations interministérielles locales qu’il est “impératif” de développer, dès lors qu’elles génèrent des économies de moyens ou une meilleure qualité de service… ».

De cette présentation, ce qui est à souligner particulièrement au regard du domaine concerné qui est celui des services des archives, concerne « la composition du collège des chefs de service » [2]. A ce propos, tout en rappelant « le pouvoir de direction des préfets de région et préfets sur les services déconcentrés », le Directeur chargé des archives de France demande à ceux qui faisaient partie de ce collège auparavant d’y rester attachés : « Si vous n’êtes pas des chefs des services déconcentrés, en revanche le contrôle scientifique et technique de l’État que vous exercez légitime, comme c’était déjà le cas auparavant, votre présence à ce collège et n’a pas à être remise en cause. Il faut au contraire, dans le cas où vous ne seriez pas invités à ce collège, profiter de la nouvelle organisation qui se met en place pour faire évoluer cette situation. »

De même, il souhaiterait « que les préfets prévoient bien d’inclure dans leur nouvelle organisation d’une manière explicite les directeurs des services départementaux d’archives et fassent figurer les activités que vous menez au nom de l’État au nom de votre mission de coordination interministérielle, dans leurs rapports annuels d’activité. »

Or, il s’agit surtout de prendre en considération les conséquences des mutualisations et « des instruments de coordination inter-services mis à disposition pour la mise en oeuvre d’une même politique entre plusieurs services ou parties de services déconcentrés dans le département ou la région, ou encore la conduite d’actions durables communes à plusieurs services ».

En effet, en associant la lecture de la circulaire du 13 décembre 2010 et celle du décret n° 2010-146 du 16 février 2010 modifiant le décret n° 2004-374 du 29 avril 2004 modifié relatif aux pouvoirs des préfets, à l’organisation et à l’action des services de l’État dans les régions et les départements, « les services déconcentrés peuvent se voir confier des missions inter-départementales ou inter-régionales d’étude, expertise, appui technique à la maîtrise d’ouvrage, de prévention, d’alerte, de contrôle et d’inspection technique et de préparation d’actes administratifs relevant de l’État. Une direction départementale interministérielle peut également exercer des missions en toute matière dans plusieurs départements. Il est enfin possible de conclure des conventions de délégation de gestion entre services déconcentrés afin de favoriser la mutualisation de fonctions entre services déconcentrés. »

● Le Directeur, chargé des archives de France, considère cette circulaire du 13 décembre 2010 comme donnant une légitimité supplémentaire aux services des archives « pour proposer des projets de mutualisation pour la gestion des archives courantes et intermédiaires de l’État, que ce soit au niveau départemental ou régional, la gestion des archives étant clairement incluse dans les domaines de mutualisation possible. »

A ce titre, il sollicite un dépassement de la note du Secrétaire général du Gouvernement (SGG) [3] du 30 juillet 2010 qui, concernant les missions des Directions départementales interministérielles (DDI), envisageait la réduction des effectifs des différents services comme ne devant pas « affecter le bon fonctionnement et la capacité opérationnelle des nouvelles structures territoriales ».

Le SGG avait ainsi fait remarquer que des DDI qui « ne comptent (…) que quelques dizaines d’agents, se sont vues confiées au fil des années de très nombreuses missions, or le renforcement des échelons régionaux n’a pas systématiquement conduit à réexaminer leurs champs de compétence. » Le réexamen de ces missions s’impose donc... au risque de conduire à la suppression de quelques services ou bureaux.

Le SGG s’intéressait encore à « la mise en oeuvre de schémas départementaux et régionaux de mutualisation des moyens des services » ; il avait alors annoncé la création d’une « instance nationale interministérielle de suivi des projets de mutualisation ».

● La question de la mutualisation des services est donc bel et bien au cœur de la démarche RGPP. La construction de l’Etat territorial comme la configuration de l’administration territoriale se comprend à travers ces mutualisations qui, insérées dans la dynamique de la re-concentration, conduisent peu à peu au démantèlement des services publics et à une désertification administrative des territoires.

Or, mettant à distance les collectivités territoriales, parce que la mécanique mutualisante est fortement enclenchée vers la régionalisation de l’action publique étatique, sous le label de la RGPP, il semble difficile pour tous les services concernés de ne pas se plier au jeu de la fusion des services et des tâches.

Pour le Directeur, chargé des archives de France, « ces projets de mutualisation de la gestion des archives seront d’autant plus légitimes qu’ils génèrent une meilleure qualité de service pour une mission en tout état de cause obligatoire. » On relève, parmi les critères retenus pour évaluer à priori leur pertinence, « leur impact en matière de ressources humaines ou de leur caractère exemplaire ».

Comme les schémas départementaux et régionaux de mutualisation doivent être transmis avant le 30 juin 2011 », le Directeur propose encore aux directions des services d’archives départementales d’« insister sur la dimension de coordination interministérielle (des) missions dans (leur) domaine d’intervention. » [4].

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L’intérêt de cette note d’information du 24 janvier 2011 du chargé des archives de France ne réside donc pas dans le résumé de la circulaire du 13 décembre 2010 - encore que le choix des indications qui en sont tirées en révèle les enjeux. L’objectif est de souligner les conséquences de la réorganisation de l’administration territoriale sur la gestion des archives départementales ; il est aussi de présenter quelques moyens pour éviter que les services des archives ne soient dilués dans de grands ensembles - virtuels plus que structurels - déconnectés des terrains locaux concernés.

Car les "archives" constituent un service public essentiel aux institutions territoriales. La tenue des archives, quels que soient les champs et les lieux, ne s’entend pas seulement dans une orientation historique ; elle est indispensable au fonctionnement des institutions démocratiques, politiques comme administratives.

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Notes :

[1] V. G. Koubi, : « Commentaires cursifs et prospectifs quant aux pouvoirs des préfets », JCP A. 2011, n° 4, 2039.

[2] Qui relève de la 2e partie de la circulaire du 13 décembre 2010.

[3] ... de diffusion restreinte et de nature quasi-confidentielle.

[4] Ajoutant que « ces projets de mutualisation peuvent comporter un volet à la fois immobilier et de formation, ce qui peut … permettre d’intégrer les schémas pluriannuels de stratégie immobilière (SPSI), ainsi que les plans interministériels de gestion prévisionnelle en matière de ressources humaines au niveau régional. »

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