Archives administratives : où vont les circulaires effacées ?
Le 21 mars 2011, par Geneviève Koubi,
Les circulaires émises après le 1er mai 2009 sont-elles applicables même si elles ne sont pas postées sur le site du Premier ministre : circulaires.gouv.fr ? La question sera un jour soulevée devant le juge administratif... En attendant, les circulaires ministérielles sont publiées sur divers supports comme les bulletins officiels (électroniques) et les sites internet des services...
. Une instruction DGP/SIAF/AACR/2011l001 du 4 mars 2011, émanant du directeur chargé des Archives de France, a justement pour objet le relevé des circulaires, instructions et notes du Service interministériel des Archives de France diffusées en 2010. Elle signale quelles sont « les circulaires, instructions et notes du Service interministériel des Archives de France (SIAF) diffusées en 2010. » Et, sans même se préoccuper de l’existence du site internet du Premier ministre consacré aux circulaires, elle précise que « ces textes sont pour la plupart accessibles en ligne sur le site Internet du SIAF : (www.archivesdefrance.culture.gouv.fr). »
Quelques petites remarques amusantes doivent être relevées. Le directeur des Archives de France signale ainsi que « par erreur, la note d’information DGP/SIAF/2010/024 a été publiée le 13 janvier 2011, mais elle concerne bien l’exercice de l’année 2010. En outre, il est inutile de rechercher les circulaires n° 001 (AACR) et n° 021 (PITATN) car elles n’existent pas. » Il est également rappelé que « les textes en vigueur sont consultables en ligne sur le site Internet de la direction : www.archivesdefrance.culture.gouv.fr ». Ces données ne semblent pas revêtir de sens particulier en la matière alors qu’elles forment un des paliers essentiels de la recherche sur l’histoire administrative.
Pour les curieux, le plus intéressant est l’importance désormais accordée aux "formats". Ainsi, cette instruction précise que « les notes signalées en petits caractères correspondent à une information ponctuelle. »
La nomenclature générale des circulaires, instructions et notes s’enrichit de jour en jour. Il est désormais nécessaire de faire des distinctions de plus en plus affinées pour repérer les circulaires et instructions parmi l’ensemble des documents produits par les bureaux administratifs. Outre les circulaires ministérielles qui pourraient être des "instructions du gouvernement" ou des "circulaires à caractère technique", il faut distinguer entre les circulaires signées par les ministres et les circulaires signées sur délégation du ministre, comme le propose la circulaire du 25 février 2011 relative aux circulaires adressées aux services déconcentrés mais aussi, il est nécessaire de faire la part des choses en séparant ces circulaires des notes ponctuelles.
Dans cette instruction, les notes ponctuelles de l’année 2010 au service des Archives de France sont au nombre de deux : il s’agit de l’instruction DGP/SIAF/2010/003 du 17 février 2010 annonçant la parution de deux instructions du directeur de la sécurité sociale, respectivement datée du 23 septembre 2009 et du 21 décembre 2009, qui traitent de l’archivage des dossiers relevant du domaine de la sécurité sociale et de la mutualité et de la note DGP/SIAF/2010/010 du 21 mai 2010 relative à la diffusion d’un guide méthodologique pour le choix des formats numériques pérennes dans un contexte adaptés aux données orales et audiovisuelles. Ces deux circulaires disposent-elles encore d’un sens ? Ponctuelles, elles n’ont plus de validité... sinon justement en termes d’archives.
Or, c’est à ce propos que le site circulaires.gouv.fr montre une de ses limites.
Deux points sont à soulever : 1. S’il ne supporte que les circulaires ’applicables’, un effacement progressif des circulaires qui ne le sont plus est indispensable. Pourtant, cette tâche de sélection des circulaires périmées, des circulaires annulées, des circulaires invalidées, etc., n’est pas réalisée correctement... 2. Si les circulaires non applicables sont effacées du site, comme elles sont nécessairement des archives administratives, resterait à savoir où les retrouver...
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En fait, tous les services administratifs devraient, comme le fait le service des Archives de France, tenir à jour une recension annuelle, plus qu’un décompte, des circulaires, instructions et notes diffusées...
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